L’ordinamento giuridico italiano attribuisce ai cittadini la facoltà di regolare i propri interessi in modo autonomo. Sapevi che, nell’ambito di questa autonomia si colloca lo strumento della scrittura privata, semplice o autenticata?

Chi non vi ha fatto mai ricorso? In ambito economico, professionale o nei rapporti tra persone private? Non sempre, infatti, una semplice dichiarazione o accordo verbale, anche se basati su un rapporto di fiducia, sono sufficienti a tutelare i propri interessi. Potrebbe accadere che la parola data non venga rispettata, cosicché il ricorso al documento scritto, nella forma della scrittura privata, semplice o autenticata, divenga un obbligo. Senza un documento scritto è quasi impossibile provare l’accordo raggiunto o la dichiarazione rilasciata.

Con il ricorso a questi tipi di scritture private, semplice o autenticata, ti metterai, almeno in parte, al riparo da possibili contestazioni poiché diventeranno più ardue.

La scrittura privata semplice e quella autenticata si pongono, come vedremo nell’articolo, su un diverso piano probatorio e quindi di efficacia giuridica, pur avendo entrambe valore legale.

Continuando a leggere capirai cosa sono le scritture private semplice e autenticata, quali sono i requisiti fondamentali che le scritture dovranno possedere per essere considerate prova legale, quanto sono efficaci come prova e perché le scritture in questione non ti proteggono totalmente.

Ma andiamo per gradi e vediamo prima di tutto cos’è una scrittura privata.

Scrittura privata semplice: a cosa serve e cos’è?

Una scrittura privata serve a documentare e formalizzare accordi, contratti o l’impegno tra due o più parti in modo chiaro e dettagliato.

E’ utile per dare forza legale agli accordi e può essere utilizzato come prova in caso di controversie. Inoltre, la scrittura privata permette di fissare i termini e le condizioni di un accordo, garantendo così che tutti i soggetti coinvolti abbiano una comprensione comune degli impegni presi.

Il documento privato semplice è un tipo di scrittura redatta senza la presenza o l’intervento di un notaio o di altro pubblico ufficiale e può riguardare vari tipi di accordi, come contratti di vendita, locazione, prestito e altre forme di intese private.

La scrittura privata è un documento scritto e firmato da uno o più individui, con valore legale [1]. Il valore legale di un documento si riferisce alla sua capacità di essere accettato come prova in un procedimento giudiziario o di essere utilizzato per esercitare diritti e obblighi in un contesto legale. 

La validità legale della scrittura privata è riconosciuta a condizione che sia firmata da tutte le parti coinvolte e, quando richiesto dalla legge, sia applicata la marca da bollo adeguata al valore dell’atto.

Sebbene non sia necessaria la presenza di un notaio, per conferire maggiore forza probatoria alla scrittura, le parti possono decidere di autenticare le firme presso un notaio o di registrare il documento presso l’Agenzia delle Entrate. In alcuni casi, come per la trasferimento di beni immobili, la legge richiede comunque la forma notarile.

Il documento delle scritture private è più utilizzata di quanto tu possa pensare, ad esempio nei contratti preliminari di compravendita, negli ordini per le forniture, negli scambi, nelle quietanze di pagamento, nelle rinunce di credito, nell’ammissione di debito etc.

Per un esempio di scrittura privata vedi modello contratto preliminare di compravendita

Scrittura privata semplice e data certa

La scrittura privata semplice è valida e produce effetti legali tra le parti che lo sottoscrivono, purché sia possibile dimostrare l’autenticità delle firme e la data di sottoscrizione.

Prima di redigere una scrittura semplice è bene sapere che ai fini probatori, della validità del contenuto, il documento deve possedere una “data certa”, ossia un momento a partire dal quale il documento può avere effetto nei confronti di terzi .

Secondo il legislatore la scrittura privata semplice acquisisce data certa, dal giorno di registrazione della scrittura se registrabile, dal giorno della morte o della sopravvenuta impossibilità di colui o coloro che l’hanno sottoscritta. Ma anche dal giorno in cui il contenuto è riprodotto in un atto pubblico o in presenza di un qualsiasi altro fatto che stabilisca in modo certo la data di formazione del documento [3]. Se la data non è certa il documento non fa prova piena del contenuto.

È importante ricordare che alcuni atti, per essere validi, necessitano della forma scritta pubblica, ovvero devono essere redatti davanti a un notaio (ad esempio, gli atti relativi a trasferimenti immobiliari). Tuttavia, per numerosi altri accordi e contratti, la scrittura privata semplice con data certa costituisce uno strumento flessibile ed efficace per documentare e garantire le intese raggiunte tra le parti.

Strumenti per attribuire data certa

Per rendere certa la data di una scrittura privata semplice esistono diversi metodi.

Potrai ricorrere allo strumento della raccomandata in plico da inviare a se stessi, cosicché grazie all’apposizione del timbro postale il documento avrà una data certa. Sul procedimento da seguire leggi l’articolo Raccomandata in plico senza busta . Per la stesura del documento si consiglia di utilizzare un unico foglio senza ricorrere agli allegati. Se la scrittura è composta da più fogli per la validità del timbro dovrai effettuare la procedura di raccomandata senza busta per ciascun foglio. Infatti, secondo la Corte di Cassazione la certezza della data si ha nel caso in cui la scrittura formi un corpo unico con il foglio sul quale è impresso il timbro postale [4].

Ulteriore strumento per attribuire data certa è l’utilizzo della posta elettronica certificata per l’invio del documento, dove con la ricevuta dimostrerai la data certa di invio.

Altri mezzi per ottenere una data certa sono: la registrazione all’Ufficio del Registro presso l’Agenzia delle Entrate, a condizione di aver pagato la relativa imposta (che è in misura fissa), con l’intervento di un pubblico ufficiale che attesta la data,o il deposito presso un notaio.

Scrittura privata autenticata

La scrittura privata autenticata [2] si distingue dalla scrittura privata semplice per l’elemento dell’autenticazione. Infatti una volta redatta, è presentata davanti al notaio o altro pubblico ufficiale per essere firmata. Il pubblico ufficiale, dopo aver verificato le generalità delle parti o parte, apporrà l’attestazione che la sottoscrizione è avvenuta in sua presenza con annesso timbro e firma. L’autenticazione renderà certa la data della sottoscrizione e la provenienza del documento. Resta fermo il carattere di prova legale attribuito dalla natura di scrittura privata indipendentemente dall’autenticazione.

Requisiti fondamentali

Sia la scrittura privata che la scrittura privata autenticata per essere valide devono essere datate e firmate, c.d. requisiti fondamentali. Solo in presenza di questi requisiti la scrittura acquista efficacia probatoria, cioè è prova legale. Il documento può essere anche in formato digitale sottoscritto con firma digitale.

Efficacia probatoria scrittura privata

La scrittura privata semplice fa piena prova della sola provenienza delle dichiarazioni dal/i soggetto/i che l’hanno sottoscritta. Per essere considerata prova piena il soggetto contro il quale è prodotta deve affermare che si tratta della propria firma e non disconoscerla. La scrittura privata è efficace e quindi vincolante per le parti ma non per i soggetti terzi, se non è disconosciuta.

Il disconoscimento della firma

Ma che cos’è il disconoscimento? Si tratta di un atto processuale da effettuare tramite avvocato [5], dove colui contro il quale è utilizzata la scrittura privata nega la propria scrittura affermando che la firma riportata sul documento non è sua. Il disconoscimento deve avvenire nella prima udienza o nella prima risposta successiva alla produzione in giudizio. In mancanza la scrittura privata prodotta in giudizio si considera riconosciuta, si parla di riconoscimento tacito. La scrittura privata semplice è per tale ragione fonte probatoria “debole”.

La verificazione della firma

Il disconoscimento obbliga, così, la parte che vuol far valere la scrittura a chiedere la verificazione dell’autenticità della firma [6], fornendo le prove utili (si ha un’inversione dell’onere delle prova) e le scritture per favorire la comparazione. Il soggetto contro il quale è prodotta, anche nel corso di giudizio, potrà contestarne la genuinità con querela di falso [7].

Efficacia probatoria scrittura privata autenticata

Anche la scrittura privata autenticata non ha valore probatorio assoluto, infatti, costituisce prova fino a querela di falso. Ciò significa che, il soggetto interessato deve avviare un procedimento giudiziario in cui dimostrare che non si tratta della sua grafia. In questo caso ecco la maggiore protezione rispetto ad una scrittura privata semplice, non basterà dunque una semplice dichiarazione.

In sintesi possiamo dire che, è molto più semplice contestare la firma di una scrittura privata semplice. E’ sufficiente la dichiarazione del soggetto a cui viene attribuita la firma, mentre l’altra parte che vuol far valere la scrittura dovrà dimostrare il contrario.

Come scrivere una Scrittura Privata

Saper scrivere un documento privato in modo corretto e conforme alla legge è cruciale in molte situazioni, sia in ambito personale che professionale.

1. Anzitutto occorre identificare le Parti indicando i nomi completi, i codici fiscali, i domicili e le residenze di tutte le persone fisiche o giuridiche che partecipano all’accordo.
2. Definire l’Oggetto, ovvero specificare in modo chiaro e dettagliato l’oggetto della scrittura. Questo può essere un bene, un servizio, una somma di denaro o altro. E’ consigliabile descrivere l’oggetto in modo esauriente per evitare fraintendimenti o ambiguità.
3. Stabilire le condizioni e i termini dell’accordo, includendo i termini di pagamento, le date di consegna, le modalità e le eventuali garanzie. È importante definire chiaramente tutti gli aspetti concordati dalle parti.
4. Indicare la data e il luogo in cui viene compilata la scrittura privata. Questi dettagli sono fondamentali per attestare quando e dove è stato stipulato l’accordo.
5. A conclusione del documento, le parti devono apporre le loro firme attestando l’accettazione dei termini e conferendo validità al documento.

Dopo aver firmato la scrittura privata, è importante che ciascuna parte ne conservi una copia così che nel caso di future controversie, il documento servirà come prova dell’accordo raggiunto.

Ricorda che, affinché la scrittura sia valida, deve essere redatta con chiarezza, senza lasciare spazio a interpretazioni dubbie o ambigue. In caso di incertezze o per accordi particolarmente complessi, è sempre consigliabile consultare un legale per assicurarsi che il documento sia redatto nel rispetto della normativa vigente.

Note

[1] Art. 2702 c.c .
[2] Art. 2703 c.c.
[3] Art. 2704 c.c.
[4] In tema di data certa, nel caso di scrittura privata non autenticata, può essere ritenuta la certezza della data nel caso in cui la scrittura formi un corpo unico con il foglio sul quale è impresso il timbro postale, perché la timbratura eseguita da un pubblico ufficiale equivale ad attestazione autentica che il documento è stato inviato nel medesimo giorno in cui essa è stata eseguita (Cass. 5 ottobre 2017, n. 23281).
[5] Art. 214 c.p.c .
[6] Art. 216 c.p.c.
[7] Art. 221 c.p.c.